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Technicien(ne) en gestion des documents et archives

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La Société d’habitation et de développement de Montréal (SHDM) est une société paramunicipale à but non lucratif et financièrement autonome. Chef de file en gestion immobilière et en développement immobilier responsable, elle favorise l’amélioration des milieux de vie des Montréalais en contribuant au développement économique et social de la Ville de Montréal par la mise en valeur d’actifs immobiliers de nature résidentielle, institutionnelle, industrielle, commerciale et culturelle sur son territoire. Elle est à la recherche d’une personne dynamique et motivée pour combler de façon permanente le poste suivant :

 

Technicien (ne) en gestion des documents et archives

Direction des affaires juridiques et corporatives

 

L’objectif principal de ce poste consiste à effectuer, à partir de normes et de procédés définis, des tâches variées relatives à la gestion des documents actifs, semi-actifs et historiques. Il consiste à participer à l’implantation, à la mise à jour des plans de classement de documents et du calendrier de délais de conservation. De plus, il est appelé à offrir, si nécessaire, la formation concernant la gestion de documents et des archives.

 

Entres autres, le candidat :

 

  •             Voir à l’application des normes et procédés en gestion de documents relatifs au classement, au déclassement et aux outils de repérage;

 

  •             Utiliser les outils informatiques spécialisés en gestion de documents et archives. Utiliser tout autre outil informatique nécessaire à la réalisation des projets, contribuer à la recherche et aux essais d’outils appropriés;

 

  •             Participer à la rédaction des procédures, des guides d’utilisation des logiciels spécialisés en gestion de documents et des archives ainsi qu’à leur mise à jour;

 

  •             Participer à l’établissement des délais de conservation en identifiant des catégories de documents;

 

  •             Procéder au tri et à l’élimination des documents en fonction du calendrier des délais de conservation établis;

 

  •             Préparer ou participer à la préparation du contenu des boîtes en vue de leur transfert au dépôt des documents semi-actifs, aux archives; épurer le contenu, identifier, classer les dossiers et les documents; valider les formulaires de transfert;

 

  •             Vérifier la conformité des boîtes, ranger et classer les boîtes selon les adresses de conservation attribuées en fonction du système établi;

 

  •             Assurer l’archivage des documents ayant une valeur permanente;

 

  •             Effectuer diverses tâches relatives à la numérisation des dossiers;

 

  •             Guider et orienter le personnel affecté aux activités de gestion de documents;

 

  •             Appliquer, en fonction des normes, un programme de protection des documents essentiels et confidentiels;

 

  •             Exécuter toute tâche connexe et de même nature à la demande de son supérieur.

 


Le candidat recherché :

 

  •          Détenir un diplôme d’études collégiales dans une discipline appropriée, telles que des techniques de la documentation ou un certificat universitaire de premier cycle en gestion des documents et archives historiques ou en archivistiques;

 

  •          Posséder une année (1) d’expérience pertinente dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l’emploi. Toute expérience dans le domaine municipal est un atout;

 

  •          Maîtriser les outils de la suite MS Office et connaitre les logiciels en gestion documentaire;

 

  •          Avoir une excellente maitrise du français dans l’expression orale et écrite;

 

  •          Grande capacité à travailler à la fois de façon autonome et en équipe;

 

  •          Connaissance et maîtrise des techniques de gestion des documents;

 

  •          Posséder de bonnes habiletés en communication, tact et diplomatie;

 

  •          Bonne connaissance des lois et règlements encadrant la gestion des documents et des archives;

 

  •          Faire preuve d’initiative dans les recherches documentaires;

 

  •          Être apte à la recherche et à la synthèse d’informations;

 

  •          Avoir un souci aigu du service auprès de la clientèle;

 

  •          Posséder d’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles;

 

  •          Discrétion et confidentialité.

 

 

Rigueur, engagement, professionnalisme, autonomie, sens de la collaboration et aisance à travailler en équipe caractérisent le candidat recherché.

 

L’échelle salariale pour le poste se situe entre 49 487 $ et 59 966 $, au 1er janvier 2019. Des conditions d’emploi des plus concurrentielles sont offertes.

 

Les personnes intéressées et éligibles peuvent soumettre leur candidature, accompagnée de leur curriculum vitae, en spécifiant le titre de l’emploi postulé au plus tard le 02 avril 2020 à 16 h 30 aux ressources humaines par courriel à rh@shdm.org.

 

Note : le genre masculin, utilisé pour alléger la lecture du présent texte, inclut également le féminin

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Refinancement (Cession de rang hypothécaire)

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Si oui, veuillez préciser le nom de votre ancienne institution financière.
Pièce jointe à inclure (copie de la convention de prêt et copie de l’acte hypothécaire)
Non-obligatoire. Requis si la demande est acceptée.
Copie de la convention de prêt
Copie de l'acte hypothécaire

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Délai de traitement et d’approbation :
Jusqu’à 30 jours après la réception de tous les documents et informations demandés.

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Demande d’état de compte

Raison de la demande

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En vertu de l’Entente Accès Condos, la SHDM pourra réviser le prix de référence pour l’évaluation de la part de plus-value remboursable si le prix de vente ne reflète pas le marché.

Délai de traitement et d’approbation :
Jusqu’à 30 jours après la réception de tous les documents et informations demandés.

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Approbation du prix de revente

Cette transaction inclut-elle un stationnement ?
Avez-vous reçu l’offre d’achat officielle ?
Si oui, veuillez joindre une copie des documents
Pièce jointe (si cela s’applique à votre situation, joindre l'offre d’achat reçu des acheteurs)

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Délai de traitement et d’approbation :
Jusqu’à 30 jours après la réception de tous les documents et informations demandés.

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Transfert entre coacquéreurs ou cession d’immeuble

Veuillez joindre les documents exigés pour l'évaluation du dossier.
copie de la lettre d’acceptation de l’institution financière pour le transfert du prêt hypothécaire au cessionnaire
relevé bancaire confirmant le solde actuel du prêt
copie de l’acte de cession

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Délai de traitement et d’approbation :
Jusqu’à 21 jours après la réception de tous les documents et informations demandés.

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Formulaire d’inscription à la liste de fournisseurs de la SHDM

Par application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels, à laquelle la SHDM est assujettie en tant qu’organisme public, le fournisseur consent à ce que les renseignements apparaissant au présent formulaire puissent être divulgués.

La SHDM apprécie votre intérêt et vous remercie d’avoir rempli ce formulaire. En faisant partie de notre liste de fournisseurs, nous pourrons, au besoin, vous inviter à nous transmettre une proposition.
Rappelons que la SHDM ne s’engage à aucune obligation de quelque nature que ce soit envers les fournisseurs qui complètent ce formulaire.
Vous avez des questions concernant l’approvisionnement? Écrivez directement par courriel à : approvisionnement@shdm.org

Consultez en tout temps nos publications d’appels d’offres sur le site SEAO à www.seao.ca pour vérifier si des appels d’offres relatifs à votre secteur d’activité sont publiés par la SHDM.

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Si vous le jugez utile, vous pouvez ajouter des documents pour compléter le profil de votre entreprise

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Répartition de la valeur de votre propriété i
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Demande de service

Pour faciliter vos démarches et afin de mieux vous servir, vous pouvez effectuer une demande de service en ligne par l’intermédiaire de ce formulaire. En plus d’être un moyen sécuritaire et fiable de faire votre demande, vous recevrez une confirmation par courriel avec un numéro de suivi.

S’il s’agit d’une réparation urgente (Exemple: une toilette non fonctionnelle, une fuite d’eau, un bris de chauffage), composez immédiatement le 514 380-SHDM (7436) en précisant qu’il s’agit d’une réparation urgente. Un service d’urgence 24 h/24, 7 j/7 est disponible.

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Veuillez inscrire le numéro de téléphone qui permettra au préposé de vous joindre pour fixer un rendez-vous.X
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Une adresse courriel est indispensable pour obtenir un suivi de votre demande de service.X
Sélectionnez la nature du service demandé selon le choix qui vous est présenté ci-dessous :
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Si vous avez plusieurs demandes de service, merci de transmettre un formulaire par demande.X




Décrivez brièvement la nature de votre requête :

Merci d’indiquer toute information utile pour l’employé qui interviendra au besoin dans votre logement. Par exemple, veuillez indiquer si vous avez un système d’alarme, des animaux (chien, chat), etc.

Pièce jointe (au besoin) : i
Vous pouvez joindre jusqu’à trois fichiers dont la taille totale ne dépasse pas 20 MoX
En cas d’absence, autorisez-vous l’équipe de la SHDM à entrer dans votre logement ?

Dans tous les cas, un représentant de la SHDM communiquera avec vous dans les plus brefs délais avant de se déplacer.

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